招标文件和投标书及其相关的补充、修改和澄清是招投标的依据文件。投标书必须根据招标文件的规定做出实质性响应。因此在翻译过程中，必须高度关注招标文件组成 结构（composition），在对应的投标文件翻译中严格按照招标文件的规定组织投标书，并在投标书中采用与招标文件中一致的术语。

    招标文件应向潜在投标人提供他们在准备有关货物和工程投标文件时所必需的所有信息。虽然招标文件的详细程度和复杂程度将随投标范围和合同的大小和性质的不同而有所不同，但 招标文件组成一般都应包括：

招标公告或投标邀请。 

投标人须知。这是招标文件最重要的内容，包含了采购或工程范围（Scope）等总体描述、语言、货币、法律、投标人合格性（Eligibility）、投标有效性（Availability）、投标保证金（Security）和履约保证金（Performance Security）、投标书的组成和准备、招标文件澄清（Clarification）、投标书的提交（Submission）、开标、评标标准（Evaluation Criteria）和方法、标书比较（Comparison）、中标通知（Notification of Award）和授予合同（Award of Contract）等条款的重要信息。 

 投标书格式。

 合同格式、合同条款，包括通用条款（General Conditions）和专用条款（Special Conditions）。 

 技术规格（Specifications）和图纸（Drawings）、有关的技术参数和规范等。 

 货物清单（List of Goods）或工程量清单（Bill of Quantities）。 

交货时间（Delivery Time）或项目时间表（Project Schedule）。 

必要的附件（Appendix），比如各种保证金的格式。

    因此在准备投标书时，必须严格依照招标文件进行实质性响应（substantially response）。对于翻译来说，在投标书中运用招标文件中的术语并按照招标文件规定组织投标书也是一种实质性响应。投标书组成应包括：

投标函

投标担保（******保函） 

投标人资质信息

授权书

投标书，包括对招标文件的点对点应答 

报价文件（Quotation）或工程量清单报价（Priced Bill of Quantities），包括投标报价说明、报价汇总、报价明细等

项目计划时间表

技术文件

投标书附录

    总之，对于招投标文件的翻译切忌望文生义。必须认真分析招标文件所面对的潜在投标人或者招标文件采用文本规范，系统地进行招投标文件翻译。